Last update: June 13, 2018

Règlement intérieur

LE TREFLE se veut un lieu convivial, favorisant les échanges et la création de liens entre ses membres, tout en permettant à chacun de travailler dans les meilleures conditions. Pour cela, des règles simples de vie en communauté doivent être respectées par chacun. Elles paraissent évidentes à la lecture, et pourtant méritent d’être rappelées.

Le présent règlement concerne l’ESPACE LE TREFLE situé au : 31 Bis Rue des Longs Près, 92100 BOULOGNE-BILLANCOURT

I. Savoir-vivre dans un espace collaboratif

1- Bureaux individuels ou espace de coworking

L’ESPACE LE TREFLE est composé de bureaux en open space et de bureaux individuels. Il est donc préférable que chaque bureau soit fermé en cas de présence ou de conversation téléphonique pour ne pas nuire à la tranquillité des autres membres. Afin d’éviter les gênes ou les nuisances sonores, il est préférable de ne pas discuter ou parler fort dans les couloirs.

1-1 Règles de copropriété

Il convient de respecter les règles de la copropriété, notamment de ne pas jeter ses mégots hors cendriers, de ne pas manger dans le jardin, passer par les fenêtres pour accéder au bureau, marcher sur la pelouse, s’assoir sur les éléments en béton qui sont simplement décoratifs et non pas des bancs.

1-1 Téléphone

Des lignes téléphoniques peuvent être mises à la disposition de tous, utilisables pour appeler l’extérieur. En revanche,  il est préférable de se faire appeler sur son téléphone portable afin d‘éviter les risques de pertes de message ou le dérangement intempestifs des autres membres.

Afin de préserver une ambiance sereine dans les locaux, il convient en cas de conversations longues ou susceptibles de comporter des éclats de voix, de ne pas rester dans les espaces en open space et de prendre le téléphone sans fil ou son portable afin de téléphoner depuis une salle de réunion ou depuis les parties communes (salle d’accueil,…) ou dans les espaces prévu à cet effet.

1-2 Internet

LE TREFLE met à disposition de ses membres une bande passante calculée pour permettre à tout le monde de travailler efficacement. Le téléchargement à titre personnel est donc proscrit, et ce même s’agissant de plateformes légales. Il est rappelé que l’usage de l’accès internet doit être conforme à la réglementation (pas de téléchargement illégal, hacking, phishings, etc…)

1-3 espace repas

Il est possible de prendre un repas ou une collation dans l’ESPACE d’affaires qui comporte des espaces cuisine et un espace détente. La consommation de repas chauds sur les postes de travail ou dans les salles de réunion est interdite. De même est prohibée la consommation de mets aux odeurs fortes ou envahissantes susceptibles de gêner les autres membres.

Des micro-ondes sont à votre disposition pour le réchauffage et la consommation de repas ou de restauration légère ainsi que des boissons chaudes. A cet égard il convient de respecter quelques règles simples énoncées ci-après.

Respect des lieux : Les espaces de détente ou de restauration et leur matériel doivent être respectés par leurs usagers : en fin de repas les déchets et la vaisselle jetable sont jetés à la poubelle, les tables nettoyées par les consommateurs. Le tri-sélectif doit être strictement respecté par les utilisateurs.

Des réfrigérateurs sont également à votre disposition. Cependant pour d’évidentes raisons d’hygiène et de disponibilité, aucune denrée ne peut y être oubliée. Chaque fin de journée les réfrigérateurs, doivent être débarrassés de tout contenu périssable. Dans le cas contraire, tous les produits douteux seront jetés. Aucune réclamation ne sera acceptée sur ce point.

1-4 Cigarettes

Conformément à la législation en vigueur, il est interdit de fumer dans l’ensemble des locaux du Centre. Afin d’éviter les plaintes de voisinage, vous aurez soin de ne pas fumer sous les fenêtres de l’immeuble et de ne pas abandonner vos mégots dans un endroit autre que dans les emplacements prévus à cet effet.

1-5 Réunions

Plusieurs salles et espaces de réunion sont à votre disposition dans l’ESPACE pour travailler avec vos collaborateurs, recevoir vos fournisseurs, ou vos prospects et clients. Il convient de réserver préalablement ces salles en se renseignant sur les modalités auprès de l’accueil. Une réservation permet à son titulaire d’être prioritaire sur les autres membres qui n’auraient pas fait de réservation. Après chaque utilisation ces espaces doivent être laissés propres et rangés : tables et chaises remises en place, tableaux effacés, aucun matériel ou document encombrant laissé sur place, etc. Dans un souci de partage des espaces, il est demandé d’avoir une fréquence et durée d’utilisation de ces salles qui permettent à chacun d’en bénéficier.

1-6 Armoires et Caissons

Des armoires et caissons peuvent également être mis à votre disposition. Aucune matière ou objet dangereux, ou susceptible de créer une quelconque nuisance, ne doit y être remisée. Une clef vous en sera remise, un double est conservé par Le TREFLE qui, en cas de nécessité, se réserve le droit de procéder à son ouverture. Les clés qui vous sont confiées sont placées sous votre responsabilité. En cas de perte ou de vol la serrure sera changée, les frais seront portés à votre charge. A votre départ vous devrez restituer la clef de votre armoire ou caisson après l’avoir vidé.

1-7 Matériels

Dans l’ensemble des locaux du centre, LE TREFLE met à disposition de ses membres des espaces comportant divers mobiliers et matériels afin de favoriser le meilleur accueil possible et une ambiance de travail satisfaisante pour le bénéfice de tous.  Aucune dégradation volontaire de ces éléments ne sera tolérée. Elles entraîneraient pour leur(s) auteur(s) la rupture immédiate du contrat et leur départ immédiat. Les climatisations ou chauffages mis à dispositions des locataires sont sous leur responsabilité, ils doivent être éteints chaque soir, comme les volets doivent être fermés.

II. Esprit coworking

LE TREFLE est une structure centrée sur les échanges entre entrepreneurs. Elle souhaite favoriser la création de liens entre les membres, pour le bénéfice de tous. Chacun de ses membres doit donc partager l’état d’esprit défini par les règles ci-dessous.

2-1 Sous-traitance

L’un des avantages du TREFLE est de favoriser les contacts entre un grand nombre d’entrepreneurs ayant des compétences et des capacités variées (développeurs, graphistes, communicants, partenaires potentiels, etc.). LE TREFLE vous encourage à profiter de la diversité de ces métiers, spécialités, et expériences. Pensez à vérifier si la compétence que vous recherchez ne se trouve pas en interne.

2-2 Disponibilités

Dans le même ordre d’idées, ne restez pas isolé si votre activité connaît un passage à vide : venez discuter avec tous les autres membres, ainsi qu’avec nous. Indiquez vos disponibilités et vos compétences, il y aura fréquemment un besoin à pourvoir, qui donnera le petit coup de main nécessaire.

2-3 Relations loyales

LE TREFLE est un lieu ouvert et convivial, qui invite ses membres à discuter entre eux, à échanger des idées et des contacts, à brainstormer ensemble sur des créations ou des dossiers.

Toutefois ces échanges doivent rester loyaux et certaines limites ne doivent pas être franchies.

Des comportements tels que ceux qui consisteraient à démarcher les prospects ou les clients des autres membres, à débaucher leurs salariés ou leurs stagiaires, à plagier des dessins ou des documents ou des projets ne pourront être admis et entraineront la rupture immédiate du contrat et le départ immédiat de leur(s) auteur(s).

2-4 Projets communs

L’union fait la force, une entreprise trop petite peut ne pas inspirer confiance face à des projets ambitieux. Mais un collectif de « petits » peut se présenter comme un « moyen » et gagner des clients autrement inaccessibles. Découvrez les activités de vos voisins et réfléchissez à la manière de travailler ensemble, des idées et projets en émergeront.

III. Procédures et formalités

Les locaux du TREFLE sont assurés contre les risques d’incendie, dommages électriques, dégâts des eaux, vol avec effraction, vandalisme, événements climatiques. A titre personnel, il vous est recommandé de prendre les assurances nécessaires pour protéger votre responsabilité civile, vos travaux, et votre matérielL’espace de Coworking étant un lieu de passage avec un grand nombre de personnes, ne laissez pas d’objets de valeur dans ou sur vos bureaux.

3-2 Sécurité d’accès

Les accès aux locaux sont sécurisés, ce qui n’empêche pas tout le monde de faire attention :

  • Vérifiez bien que les portes et les fenêtres, et les volets soient correctement refermés en partant, surtout le soir et le WE.
  • Ne tenez pas poliment la porte à un inconnu qui rentre derrière vous et que vous n’avez jamais vu auparavant, sans vérifier s’il est bien « des nôtres ».
  • Si quelqu’un vient pour un rendez-vous, ne le faites pas juste rentrer pour le laisser ensuite vagabonder comme bon lui plait. Demandez-lui de s’installer dans la zone d’accueil exclusivement et prévenez la personne qui doit le recevoir.

3-3 Coordonnées

La règle est simple : LE TREFLE doit toujours être à jour des coordonnées de chacun de ses membres disposant d’une clé d’accès. Il est indispensable de prévenir LE TREFLE immédiatement si vous changez d’adresse, de téléphone, d’e-mail (voire de nom ou de pays).
Toute arrivée de collaborateur même temporaire (stagiaires, consultant…) doit être signalée et ses coordonnées mail et téléphoniques communiquées.

3-4 Partage du poste de travail

Dans le cas où, à titre exceptionnel, vous souhaiteriez partager votre poste de travail avec un collaborateur ou un associé et lui prêter votre clé, il convient de nous signaler cet accord et de nous communiquer les coordonnées de la personne. Ceci évitera les quiproquos et les risques de refus d’accès à notre centre.

3-5 Départ

Préavis : LE TREFLE, dans un esprit de simplicité des relations avec ses membres, n’impose pas de préavis contractuel pour ces espaces de coworking, mais ça n’empêche pas de prévenir à l’avance lorsque vous comptez partir : ce qui permet de mieux anticiper et organiser les départs et arrivées.

Départ en règle : Avant de partir, vous devez rendre vos clés d’accès, vos clés de casiers, et rendre les clés des locaux si vous faites partie des responsables disposant d’une clé pour fermer l’ESPACE tard le soir ou le WE. Attention : tout départ sans restitution de ces éléments déclenchera la facturation du mois suivant, puisque la personne censée être partie conserve l’accès aux locaux.

Enfin à votre départ vous devez emmener toutes vos affaires, vider vos armoires ou caissons et en rendre la clé. Sauf accord particulier et temporaire, les objets abandonnés ne seront pas conservés.